公司邮箱及QQ群使用管理规定

公司邮箱及 QQ 群使用管理规定
为了确保公司信息安全,体现工作的严谨性、规范性,同时提高工作 效率,避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿 现象,特制定本规定: 一、 邮箱使用要求: 所有人员在工作沟通中,使用的邮箱必须公司指定的唯一通讯邮箱: 1.人事行政部在人员入职上班的两天内安排开通公司邮箱,离职时由 人事行政部第一时间通知 ERP 专员作销户处理; 2.开通的邮箱为公司指定的唯一通讯邮箱, 所有邮箱的用户对业务联络必 须使用公司邮箱进行收发邮件,不得以任何形式利用私人邮箱收发邮 件; 3.邮箱使用人必须养成定期(每天至少两次)查看邮件的习惯,并按要求 及时回复; 4. ERP 专员负责日常邮箱账号正确、规范使用的稽查,发现在工作沟通 过程中使用非公司邮箱,提报人事行政部以 100 元/次进行处理, 屡犯 者加重处罚; 5.公司邮箱仅限本人使用,若因此造成商业机密外泄、信息泄漏、或危害 到公司信息安全的事宜, 视情节的轻重作经济性赔偿并移交公安机关处 理; 二、QQ 使用及群管理要求 : 为使各部门通知及各类信息发布的快捷和传达的及时性, 特作以下管理要 求: 1. 公司 QQ 群由人事行政部进行管理,所有的成员必须为公司的在职员工; 2. 所有成员必须在入群的第一时间内更新个人信息,个人信息组成为部门+ 职务+姓名;

3. 管理员对人员信息进行复核、 确认, 对人员信息不符及离职人员第一时间 删除; 4. QQ 群主要用以公司对公众性要求通知通告的发布、多部门(至少在两个 部门 5 人以上)业务沟通协调及信息共享; 5. 未满足上述部门或人员数量的, 应单独建立临时讨论组进行点对点的沟通 讨论,不允许在公司 QQ 群进行交流,影响其它人员的工作及导致重要信 息的流失; 6. 严禁在 QQ 群上发布未经查实的信息、个人情绪化的言论、负面信息、破 坏员工团结, 影响公司正常秩序的信息及言论, 如有好的提议可直接向相 关部门反映; 7. QQ 作为工作沟通的重要工具, 所有人员在上班时间必须保持 QQ 的在线状 态, 如因个人原因未登录或其它现象造成未及时处理引发的后果, 责任由 其自行承担并以 30 元/次处罚当事人; 8. QQ 为工作沟通的辅助工具,提倡工作沟通使用,严禁在上班时间用作它 用,私事处理不超过三分钟;若发现有频繁聊天及上述现象,给予责任人 30 元/次处理; 三、其它要求: 临时重要、紧急的通知、会议或其它事宜,应电话进行沟通确认,以免 影响工作的时效;

人事行政部


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